O processo de compra B2B pode ser extenso. Mas se você se encontrar no ponto em que está discutindo preço, isso é um bom sinal – significa que você está se aproximando do fim do processo.
Até este ponto, você deve ter encontrado e considerado vários fornecedores que podem ser capazes de fornecer os produtos que você precisa. Depois de estar satisfeito com o que você deseja, o próximo passo normalmente será entender quais são os preços deles e como isso funciona dentro do seu orçamento. É aqui que entra uma RFQ.
Os compradores B2B geralmente enviam uma RFQ a potenciais parceiros fornecedores em uma licitação para determinar o custo provável de seus produtos e como isto se compara com outros fornecedores.
Neste guia, nós o acompanharemos em tudo o que você precisa saber sobre as RFQs, incluindo o que elas são, quando são necessárias e como enviar uma. Além disso, explicaremos o significado e os usos das RFIs e RFPs – ambos termos que são semelhantes às RFQs e que muitas vezes são uma fonte de alguma confusão.
O que é um Pedido de Cotação (RFQ)?
Uma RFQ é uma solicitação de cotação ou um pedido de cotação. É um documento que os compradores B2B normalmente utilizam quando pretendem se comprometer com um fornecedor sobre os preços de produtos ou serviços específicos nos quais estão interessados.
Com uma RFQ, os potenciais compradores podem detalhar as exigências ou características específicas do produto em que estão interessados. O fornecedor normalmente responderia com uma discriminação do preço em relação a cada uma dessas exigências.
Isto ajuda o comprador a entender exatamente como cada componente é cotado e dá flexibilidade quando chega a hora de decidir sobre quais características comprar. Também incentiva a transparência de preços, para que você saiba exatamente pelo que está pagando.
Além disso, as RFQs são uma ferramenta bastante útil quando você quer comparar os preços de vários fornecedores para encontrar o preço mais baixo possível. Desta forma, você pode ver rapidamente quais fornecedores o ajudarão a se manter dentro de seu orçamento e onde o preço pode arriscar esticar demais suas finanças.
Veja como funciona na prática uma RFQ. Assuma que uma empresa farmacêutica, First Chemicals Ltd, pretende adquirir produtos químicos de base para alguns de seus medicamentos genéricos. Depois de ir para o mercado internacional da Alibaba.com, a empresa cria uma lista restrita de cinco fornecedores com produtos químicos que atendem às suas especificações. Eles então enviam um documento a cada fornecedor detalhando os produtos químicos específicos em que estão interessados, suas características preferidas e quaisquer soluções químicas personalizadas que estejam considerando.
Alguns dos detalhes que você deve esperar fornecer a um fornecedor dentro de uma RFQ incluem o seguinte:
- Descrição ou especificação das peças ou seu número
- Quantidades ou volume da compra pretendida
- Níveis de qualidade requeridos
- Requisitos de entrega
- Serviços de valor agregado necessários
Você deve observar que não há nenhuma exigência quanto ao número de fornecedores para os quais você pode enviar uma solicitação de cotação. Você pode solicitar a um único vendedor uma cotação, ou você pode expandir o escopo de sua solicitação de cotação, aceitando cotações de vários vendedores ao mesmo tempo.
Tipos de RFQ
Uma RFQ pode ser apresentada de diferentes maneiras, dependendo do número de fornecedores com os quais você deseja se envolver e de como você quer que todo o procedimento seja feito. Há também vários prós e contras que você deve ter em mente ao considerar cada tipo.
- Pedido de proposta (Invited bid): Esta é uma RFQ no sentido geral em que é utilizada. Aqui, o comprador convida vendedores específicos para apresentar uma cotação para ser avaliada. Uma vantagem deste tipo é que você pode rapidamente solicitar uma cotação a fornecedores que você já conhece e confia, acelerando assim seu processo de aquisição. Entretanto, isto limita a oportunidade de descobrir a economia de custos que pode ser oferecida por novos vendedores.
- Proposta aberta (Open bid): Um comprador pode introduzir alguma concorrência no processo de RFQ com uma licitação aberta. Aqui, o comprador convida vendedores específicos a apresentar uma cotação, permitindo que a cotação de cada vendedor seja visível para os outros. Os vendedores podem alterar ou atualizar suas cotações até o prazo final. A vantagem óbvia aqui é que a visibilidade das propostas pode ajudar a baixar os preços em geral. Por outro lado, isto pode fazer com que os vendedores fixem um preço uniforme.
- Proposta lacrada (Sealed bid): Aqui, é estipulado um período de apresentação de propostas para que os fornecedores apresentem uma cotação. Mas as cotações não serão visíveis para nenhum dos outros vendedores. Este tipo de RFQ pode beneficiar os compradores que desejam introduzir transparência em seu processo de seleção e reduzir o risco de fraude. Entretanto, o processo perde a concorrência que uma licitação aberta teria encorajado.
- Leilão reverso (Reverse auction): Está RFQ funciona essencialmente como um processo de leilão, mas na direção inversa. O comprador convida os fornecedores a apresentar sua cotação mais baixa para os produtos especificados com o objetivo de que o custo continue a diminuir à medida que cada fornecedor apresenta uma nova cotação. Esta poderia ser uma solução útil se as RFQs iniciais que você emitiu não retornassem um preço dentro de seu orçamento. Embora, você deve ter em mente que o processo normalmente terminará quando o preço mais baixo for oferecido, o que significa que outros fatores vitais podem não receber a consideração que eles merecem.
Quando eu devo enviar uma RFQ?
Embora sejam uma ferramenta valiosa para avaliar e compreender as opções de preços disponíveis para você, as RFQs não são adequadas para cada situação de aquisição. Por exemplo, os compradores usam as RFQs quando os produtos ou serviços necessários são muito específicos. Isto significa que elas podem não ser um bom ajuste quando não se tem certeza exata do que se quer ou quanto se quer.
Como a Investopedia explica, “quando a empresa solicitante sabe o número exato ou tipo de produto ou serviços que deseja, ela normalmente usa uma RFQ”. Normalmente, as empresas usam uma RFQ quando os produtos e serviços são padronizados, ou off-the-shelf”. Você pode pensar em RFQs como formulários de pré-encomenda direto ao ponto. Elas especificam, em detalhes exatos, exatamente o que o comprador deseja, desde o estilo até o tamanho e design, e podem também especificar como querem que o comprador forneça as informações de preços.
Como você verá mais adiante neste guia, há outras ferramentas que você pode empregar em circunstâncias em que você não tem este nível de clareza sobre sua intenção de compra. Para determinar se uma RFQ é adequada para você, faça as seguintes perguntas:
- Eu tenho uma lista de fornecedores pré-qualificados ou potenciais que podem fornecer os produtos de que preciso?
- Eu sei exatamente o que quero comprar?
- Estou decidindo sobre os detalhes exatos da minha compra, incluindo quantidade, qualidade e tamanho?
- O preço é o fator essencial para mim nesta fase?
Se sua resposta a todas estas perguntas for sim, você pode considerar proceder com uma RFQ. Agora que isto está resolvido, deixe-nos explicar o processo de RFQ e as etapas pelas quais você deve esperar passar.
Como devo enviar uma RFQ?
A primeira coisa que você deve saber é que, embora existam melhores práticas gerais para o envio de uma RFQ, o processo é, em sua maioria, não técnico. Você não precisa usar nenhum procedimento especializado, um modelo específico ou construir um portal especial para enviar e receber solicitações de cotação. Tudo depende das preferências de seu negócio.
Basta redigir um documento que inclua suas exigências e enviar aos vendedores via e-mail. Embora, organizações maiores possam querer padronizar seus procedimentos para garantir rapidez e transparência em seus processos de aquisição.
Dito isto, há quatro etapas principais que você precisaria passar ao preparar seu RFQ. Estas são as seguintes:
Prepare seu documento: Como a RFQ é um documento, a primeira etapa envolverá fazer todo o trabalho de base que lhe permitirá fornecer um conjunto detalhado de requisitos.
Antes de começar, você deve rever suas necessidades de aquisição e garantir que elas se alinhem às suas necessidades comerciais. Uma vez que isso esteja claro, você deve começar a trabalhar na especificação dos detalhes do produto ou serviço que deseja adquirir.
Lembre-se, quanto mais detalhes você fornecer, mais relevantes serão as respostas do fornecedor. É uma boa ideia checar com outros membros de sua equipe ou departamentos dentro de sua empresa para identificar todas as especificações exigidas. Finalmente, decida que tipo de RFQ você pretende emitir, o número de fornecedores para os quais você quer enviar a RFQ e o prazo de resposta.
Analise as respostas dos fornecedores: Após enviar as RFQs, você pode começar a esperar respostas. Como regra, faz sentido fazer com que seu grupo de fornecedores seja pequeno o suficiente, de modo que seja administrável para você.
Embora a capacidade varie de acordo com os recursos de sua empresa, oito é normalmente um bom número para começar. Você também deve dar tempo suficiente para que o fornecedor e sua equipe trabalhem através da RFQ.
Ao final do prazo, você pode então rever as respostas para identificar quais fornecedores apresentam os melhores preços que atendem às suas necessidades de aquisição.
Escolha o orçamento de sua preferência: Sua decisão será provavelmente a do fornecedor que apresentar o melhor preço. Mas este pode não ser sempre o caso. Você pode decidir selecionar um produto de preço mais alto se ele também atender a todas as suas necessidades de aquisição em termos de qualidade e soluções personalizadas.
Você deve notificar o fornecedor que escolheu de sua decisão e como pretende proceder. Esteja certo de manter uma cópia do RFQ, pois ele formará a base de sua relação contratual no futuro.
Encerre o processo: Finalmente, feche o processo, formalizando o acordo com o fornecedor. Lembre-se, uma solicitação de cotação só leva a uma cotação do fornecedor. Não é um contrato e não pode ser aplicado até que seja formalmente acordado por ambas as partes. Além disso, notifique os outros fornecedores que enviaram cotações sobre sua decisão de ir com outro fornecedor.
RFI vs. RFQ vs. RFP
Agora você sabe tudo sobre como funciona uma RFQ e suas utilidades. Mas as RFQs não são a única ferramenta disponível para compradores B2B durante o processo de aquisição. Há várias outras ferramentas que os compradores podem utilizar, todas categorizadas como “RFx”. Estas incluem as RFIs e as RFPs.
RFI significa “Solicitação de Informações”, e compradores B2B a utilizam para coletar informações sobre produtos que possam atender suas necessidades de aquisição. Como regra, uma RFI entra em jogo quando o comprador não tem certeza de quais produtos atendem suas necessidades ou quais especificações deveriam estar considerando.
Como resultado, uma RFI ajuda o comprador a construir uma boa compreensão dos produtos, fornecedores e outros fatores que ele deve conhecer antes de passar para a próxima etapa no processo de aquisição. Uma RFI também pode ajudar os compradores a compreender as condições importantes do vendedor, tais como a quantidade mínima do pedido (MOQ) e muito mais.
RFP significa “Pedido de Proposta” e geralmente representa a próxima etapa do processo de compra após a RFI. É uma solicitação de compra enviada a potenciais fornecedores e convidando-os a apresentar uma proposta para fornecer determinados bens e serviços. Com uma RFP, o comprador já tem uma boa ideia do que quer, mas ainda quer decidir quais os fornecedores a serem contratados. A proposta apresentada pelo fornecedor apresentará informações convincentes que ajudarão o comprador a determinar como o fornecedor pode ajudar a atender suas necessidades de aquisição.
Em comparação com uma RFI e uma RFP, fica claro que uma RFQ vem essencialmente na última etapa do processo de aquisição. Ao contrário de uma RFI e de uma RFP, o comprador já tem uma boa ideia dos produtos que deseja adquirir e dos fornecedores com os quais pretende trabalhar. Tudo o que a RFQ os ajuda a determinar são os preços dos diversos fornecedores e o que é mais favorável.
No geral, cada documento serve a seu propósito específico dentro do processo de aquisição. Você provavelmente usará um ou mais deles como fonte para os produtos que atendam às suas necessidades comerciais.
Original: https://seller.alibaba.com/businessblogs/px97m41v-how-to-use-rfq-a-detailed-guide-with-examples
